Privacybeleid

Stremersch, Van Broekhoven & Partners, Studio FP en Essenda (Private Office Group)

Algemeen

Het is voor ons belangrijk dat betrokkenen ons moeiteloos kunnen vertrouwen. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel als mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en betrokkenen een optimale service te kunnen bieden verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van de contactpersonen en gebruikers van onze diensten. Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier.

Over welke gegevens het dan juist gaat, hoe lang we deze bijhouden en voor welke doeleinden kan u hieronder lezen in ons privacybeleid. Iedereen moet controle hebben over zijn eigen persoonsgegevens en daarom willen we betrokkenen de kans geven om te beslissen welke gegevens hij/zij met ons wil delen en welke niet.

De wet van 8 december 1992 (“Privacywet”) en de wet van 13 juni 2005 (“Wet Elektronische Communicatie”) en de bijhorende uitvoeringsbesluiten regelen de bescherming van persoonsgegevens [https://www.privacycommission.be/nl/privacywet-en-uitvoeringsbesluiten]. Wij engageren ons onze plichten na te leven en uw rechten te respecteren telkens wanneer wij persoonsgegevens verwerken. Indien u dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij u aan de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [https://www.privacycommission.be/nl] te raadplegen.

Voorafgaandelijke verduidelijking

In hetgeen hierna volgt dient te worden begrepen onder:

  • “betrokkene”: elke contactpersoon/klant/leverancier van (een deel van) de Private office Group;
  • “Private Office Group”: de vennootschappen Stremersch Van Broekhoven & Partners, Studio FP en Essenda ressorteren onder de Private Office Group. Een betrokkene is steeds een contactpersoon/klant/leverancier van één van de vennootschappen die vallen onder de Private Office Group.

1.   Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

De Private Office Group is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.

2.   Welke gegevens verwerken we?

Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben en

  • die de betrokkene ons zelf geeft,
  • die wij aan de betrokkene toewijzen voor het gebruik van onze diensten,
  • die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten,
  • die we via derden hebben ontvangen. Alle gegevens die we verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze aanbiedingen en diensten beter af te stemmen op de persoonlijke behoeften van de betrokkene.

Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens. Ze laten ons toe onze diensten aan te bieden en te verbeteren waar mogelijk:

  • persoonlijke gegevens: hiermee kunnen wij de betrokkene identificeren of contact opnemen met de betrokkene. Bijvoorbeeld: naam, adres, telefoonnummer, taalvoorkeur, geslacht, e-mailadres, leeftijd, gezinssamenstelling en alle andere voorkeuren die de betrokkene kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties, etc;
  • Financiële gegevens: deze hebben wij nodig om een goede werking van onze diensten te kunnen realiseren.

Deze opsomming is niet limitatief.

Zoals de wet voorschrijft, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid, tenzij dergelijke gegevens inherent verbonden zijn aan en noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

3.   Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening. Daarbij verwerken we altijd alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om het door ons beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsdata:

  • met verkregen toestemming;
  • in uitvoering van een contract
  • om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting
  • in geval (een deel van) de Private Office Group een gerechtvaardigd belang heeft dat zwaarder doorweegt dan het belang van de betrokkene.

De persoonsdata worden door (een deel van) de Private Office Group, of in haar opdracht, opgeslagen in een centraal bestand dat wordt bewaard op haar maatschappelijke zetel of in een daartoe voorziene bewaarlocatie van een partij waarop (een deel van) de Private Office Group beroep doet.

4.   Hoe lang houden wij persoonsgegevens bij?

De gegevens van betrokkenen worden integraal bijgehouden door (een deel van) de Private Office Group voor zo lang als de overeenkomst tussen beide partijen bestaat (en daarna). Wij werken niet met een systeem van periodieke verwijdering van gegevens omdat dit voor de goede dienstverlening van (een deel van) de Private Office Group niet mogelijk is. Immers, het is van uiterst belang dat wij op elk ogenblik in de relatie in staat zijn om een volledige historiek te kunnen schetsen. Uiteraard is het een betrokkene steeds toegelaten zijn/haar rechten uit te oefenen conform punt 8 van onderhavig privacybeleid.

5.   Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij staan ervoor garant dat het beveiligingsbeleid dat wij voeren bij de verwerking van persoonsgegevens steeds voldoende is, volgens de huidige stand van de techniek, om ons te wapenen tegen een ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of verlies.

6.   Confidentialiteit

Om voormelde doelstellingen te kunnen bereiken hebben alleen personen die daartoe een machtiging verkregen hebben toegang tot de persoonsgegevens. Die personen mogen de gegevens dan ook alleen maar verder verwerken indien dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening.

(Een deel van) de Private Office Group garandeert dat het voldoende praktische en organisatorische maatregelen heeft genomen om de vertrouwelijkheid van gegevens in haar interne werking te verzekeren.

7.   Verkopen we persoonsgegevens aan derde partijen of geven we persoonsgegevens door?

Neen, wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden.

In een beperkt aantal situaties kunnen we verplicht worden deze gegevens toch door te geven met name:

  • aan de rechtsopvolgers;
  • indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening;
  • indien er een wettelijke verplichting op ons rust;
  • er een gerechtvaardigd belang is voor (een deel van) de Private Office Group of de betrokken derde;
  • wij daarvoor de toestemming van de betrokkene verkrijgen.

In geval van internationale doorgifte van persoonsgegevens beschermen wij de  gegevens van klanten volgens het beschermingsniveau dat is vereist door de Europese regelgeving.

Wij kunnen anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering gebruiken. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

8.   Wat zijn de rechten van betrokkenen en hoe kan u ze uitoefenen?

De betrokkene kan steeds op eenvoudig verzoek zijn/haar persoonsgegevens inkijken, laten verbeteren of laten verwijderen.

Bovendien heeft de betrokkene het recht om op elk tijdstip te vragen om zijn/haar gegevens niet langer te gebruiken door (een deel van) de Private Office Group voor doeleinden van direct marketing.

De betrokkene kan hiervoor steeds mailen naar info@svbp.be .

9.   Blijf op de hoogte van aanpassingen

Het spreekt voor zich dat de verwerking van persoonsgegevens kan evolueren doorheen de tijd ten gevolge van gewijzigde wetgeving, technische vooruitgang,…(een deel van) de Private Office Group behoudt zich dan ook het recht voor om dit privacybeleid aan te passen in de toekomst indien nodig. Wanneer dit gebeurt zal het de betrokkenen hiervan op gepaste wijze op de hoogte brengen per mail of via de bestaande website en/of app van (een deel van) de Private Office Group.

 

Private Office Group CVBA

Oude Leeuwenrui 32 bus 21

2000 ANTWERPEN

BTW BE 0505.659.614